CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO

Servizio “Ragioneria Telematica”

IN SINTESI: le presenti Condizioni regolano l'utilizzo del Servizio in modalità SaaS da parte di clienti professionali; il Cliente resta responsabile dei dati e dei contenuti inseriti, nonché della correttezza dei documenti e degli adempimenti fiscali/contabili; il Fornitore può avvalersi di partner/fornitori terzi (es. hosting, canali/intermediari SDI, conservazione) e non risponde dei disservizi imputabili a tali terzi o a eventi di forza maggiore; in caso di inadempimento, mancato pagamento o uso illecito il Fornitore può sospendere o disattivare il Servizio; alla cessazione è prevista una finestra di consultazione/esportazione e successiva cancellazione/anonimizzazione; sono previste clausole limitative di responsabilità.

1. Identità del Fornitore

Il servizio “Ragioneria Telematica” (di seguito, il “Servizio”) è fornito da:

Enterprise Lab SRLS

P. IVA: 05335790654

Sito web: www.enterpriselab.it

Di seguito, il “Fornitore”.

2. Oggetto del Servizio

Il Servizio consiste in una piattaforma web in modalità incloud (Software as a Service – SaaS) che consente al Cliente la gestione della contabilità aziendale, l’emissione, ricezione e gestione delle fatture elettroniche e delle relative informazioni amministrative, secondo le funzionalità previste dal piano sottoscritto.

Il Servizio è destinato esclusivamente a clienti professionali (B2B).

3. Accettazione delle Condizioni

L’accesso e l’utilizzo del Servizio presuppongono l’accettazione integrale delle presenti Condizioni mediante selezione esplicita (“flag”) in fase di registrazione, acquisto o rinnovo.

In mancanza di accettazione, l’utilizzo del Servizio non è consentito. L’accettazione mediante flag delle presenti Condizioni vale quale accettazione/sottoscrizione anche dell’Allegato A (Accordo di nomina a Responsabile del trattamento).

4. Licenza d’uso, durata e proprietà

4.1 Il Fornitore concede al Cliente una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile e limitata, valida per 12 (dodici) mesi dalla data di attivazione o rinnovo.

4.2 Il software, il codice sorgente, l’architettura applicativa, le infrastrutture e ogni diritto di proprietà intellettuale restano di esclusiva titolarità del Fornitore.

5. Rinnovo, scadenza e mancato rinnovo

5.1 Il Cliente è tenuto a rinnovare il Servizio entro 30 (trenta) giorni prima della scadenza annuale.

5.2 In caso di mancato rinnovo il Servizio viene disattivato alla scadenza; per i successivi 30 (trenta) giorni il Cliente potrà accedere in modalità sola consultazione, esclusivamente per visualizzare ed esportare i propri dati; durante tale periodo non sarà consentita alcuna operazione attiva.

5.3 Trascorso il periodo di consultazione, l’accesso verrà definitivamente disabilitato.

5.4 Il servizio una volta acquistato non può essere rimborsato.

6. Conservazione post-cessazione e cancellazione dei dati

6.1 Dopo la cessazione del Servizio, il Fornitore potrà conservare i dati del Cliente per un periodo massimo di 12 (dodici) mesi, esclusivamente per:

• tutela legale;

• gestione di contestazioni;

• esigenze tecniche, amministrative e di sicurezza.

Decorso tale termine, i dati potranno essere cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

6.2 L’obbligo di conservazione fiscale e documentale resta integralmente in capo al Cliente.

7. Soglie tecniche, fair use e blocco del Servizio

7.1 Il Servizio prevede soglie tecniche e quantitative (ad esempio numero di fatture, volumi di utilizzo, spazio di archiviazione) definite dal piano sottoscritto.

7.2 Al raggiungimento delle soglie, il Servizio può essere automaticamente bloccato per le funzionalità eccedenti (ad esempio emissione di nuove fatture elettroniche).

7.3 L’eventuale integrazione economica:

• consente il ripristino dell’operatività;

• non proroga la scadenza del periodo di abbonamento in corso.

8. Esportazione dei dati

8.1 Il Cliente può esportare autonomamente:

• singole fatture elettroniche in formato XML;

• dati tabellari in formato CSV o Excel, ove previsto.

8.2 Non sono previsti sistemi standard di esportazione massiva automatica.

8.3 Richieste di esportazione massiva o migrazione verso altri sistemi sono soggette a valutazione tecnica e preventivo.

9. Infrastruttura, fornitori esterni e sicurezza

9.1 Il Fornitore eroga il Servizio avvalendosi, anche, di partner e fornitori esterni specializzati per:

• servizi cloud e hosting;

• gestione sistemistica;

• backup e ripristino;

• sicurezza infrastrutturale.

9.2 I partner operano prevalentemente all’interno dell’Unione Europea e sono selezionati in base a standard di affidabilità e sicurezza conformi alle best practice di settore.

9.3 Il Fornitore resta responsabile del coordinamento dei servizi erogati tramite tali partner nei limiti delle presenti Condizioni.

10. Backup, disaster recovery e ripristino dei dati

10.1 Il Fornitore effettua backup giornalieri dei dati presenti sulla piattaforma.

10.2 In caso di incidente, malfunzionamento grave o evento di disaster recovery, il Fornitore si impegna a:

• ripristinare l’operatività del Servizio entro 3 (tre) giorni lavorativi dall’evento;

• effettuare il ripristino a partire dall’ultimo backup disponibile.

10.3 Il Cliente prende atto e accetta che:

• i dati inseriti successivamente all’ultimo backup possano andare persi;

• il Fornitore si impegna, ove tecnicamente possibile, a recuperare le fatture elettroniche eventualmente non presenti nel backup;

• Tutti gli altri dati eventualmente persi (registrazioni, annotazioni, configurazioni) dovranno essere reinseriti dal cliente, senza responsabilità del fornitore.

11. Disponibilità del Servizio e SLA

11.1 Il Fornitore garantisce una disponibilità del Servizio pari al 98% su base annuale.

11.2 Sono esclusi dal calcolo SLA:

• manutenzioni programmate;

• aggiornamenti normativi urgenti (fino a 5 giorni lavorativi);

• eventi di forza maggiore;

• disservizi imputabili a terzi;

• attacchi informatici o vulnerabilità non ragionevolmente prevenibili.

11.3 In caso di mancato rispetto dello SLA per cause imputabili al Fornitore, il Cliente ha diritto a un credito sotto forma di sconto sul canone del rinnovo successivo, calcolato come segue:

• 5% del canone annuale per ogni punto percentuale pieno di SLA non raggiunto;

• credito massimo complessivo pari al 50% del canone annuale, ad esclusione dei costi connessi al pacchetto “anagrafiche e fatturazione”.

Il credito:

• deve essere richiesto entro 10 giorni dalla fine del periodo annuale;

• non è convertibile in rimborso monetario;

• è applicabile esclusivamente in caso di rinnovo.

11.4 Il credito SLA eventualmente riconosciuto costituisce il rimedio unico ed esclusivo del Cliente per l'eventuale indisponibilità del Servizio imputabile al Fornitore e sostituisce ogni altro diritto a indennizzi, risarcimenti o rimborsi, salvi i casi di dolo o colpa grave.

12. Fatturazione elettronica, SDI e conservazione

12.1 Il Servizio consente la gestione della fatturazione elettronica secondo la normativa vigente.

12.2 L’interscambio delle fatture con l’Agenzia delle Entrate può essere effettuato tramite fornitori accreditati e canali autorizzati, di cui il Fornitore può avvalersi per l’erogazione del Servizio.

12.3 Il Cliente prende atto che l'invio, la ricezione e l'esito delle fatture elettroniche dipendono anche da sistemi e servizi di terzi (inclusi, a titolo esemplificativo, SDI, Agenzia delle Entrate, canali accreditati, provider e-mail/PEC e connettività). Il Fornitore non garantisce la continuità o l'assenza di errori di tali sistemi e non risponde di ritardi, scarti, mancati recapiti o indisponibilità imputabili a terzi. Il Fornitore si riserva la facoltà di sostituire o modificare, per esigenze tecniche o normative, i partner e/o i fornitori accreditati e, ove previsto, il conservatore e i relativi canali, restando inteso che tale sostituzione non comporterà peggioramenti sostanziali del Servizio e che il Cliente presterà la collaborazione ragionevolmente richiesta (incluse eventuali deleghe o abilitazioni) per consentire la continuità operativa.

12.4 Eventuali servizi di conservazione sostitutiva a norma di legge restano attivi esclusivamente per la durata del canone; in caso di mancato rinnovo, tali servizi vengono disattivati.

12.5 Il Cliente è invitato a valutare l’attivazione del servizio gratuito di conservazione sostitutiva offerto dall’Agenzia delle Entrate, quale soluzione alternativa o complementare.

13. Assistenza e supporto

13.1 L’assistenza è fornita tramite ticketing o e-mail dedicata.

13.2 Il supporto telefonico non è incluso ed è disponibile solo previa richiesta e preventivo.

13.3 Tempi indicativi di risposta:

• problemi tecnici: 3 giorni lavorativi;

• richieste informative: 5 giorni lavorativi.

14. Assenza di consulenza fiscale

Il Servizio e l’assistenza fornita riguardano esclusivamente aspetti tecnici e operativi del software. Il Cliente resta l’unico responsabile delle proprie scelte fiscali, contabili e dichiarative.

15. Log tecnici e sicurezza

Per finalità di sicurezza, prevenzione abusi e diagnosi di anomalie, il Fornitore può registrare:

• accessi, indirizzi IP, device e user agent;

• operazioni e modifiche rilevanti su dati critici.

• I log che sono trattati esclusivamente per finalità tecniche e di sicurezza.

L’Accesso alla piattaforma Ragioneria Telematica, da parte dell’Utente, è possibile previo inserimento, in un apposito spazio, del proprio username e password. L’Utente prende atto dei rischi cui può andare incontro omettendo di mantenere segreti e/o di custodire diligentemente la propria password. Per tale ragione, l’Utente si impegna a scegliere una password di difficile identificazione assumendosi l’obbligo di custodirla con la massima diligenza possibile, e di mantenere attivo l’opzione che obbliga l’utente a cambiare la password ogni 6 mesi.

16. Protezione dei dati personali

Il Cliente agisce quale Titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite il Servizio. Il Fornitore tratta tali dati esclusivamente per conto del Cliente e nei limiti necessari all’erogazione del Servizio, in qualità di Responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR. Il trattamento riguarda dati personali comuni inerenti la gestione amministrativa e contabile. Il Cliente si impegna a non inserire dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR.

Ferma restando la ripartizione dei ruoli sopra indicata in relazione ai dati trattati per conto del Cliente, le Parti convengono che il Fornitore agisce quale titolare autonomo del trattamento, ai sensi dell'art. 4 GDPR, per i dati personali trattati per proprie finalità di gestione del rapporto contrattuale e amministrativo-contabile. Con riferimento ai dati e documenti (incluse fatture e anagrafiche di terzi) caricati, generati o comunque trattati dal Cliente tramite il Servizio, il Fornitore opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR secondo l’Allegato A, che costituisce accordo di nomina e parte integrante delle presenti Condizioni. Il Fornitore è autorizzato a ricorrere a sub-responsabili per l'erogazione del Servizio (quali, a titolo esemplificativo, fornitori di hosting/cloud, backup, ticketing/assistenza, invio e-mail/SMS/OTP, canali e intermediari SDI, servizi di conservazione), con autorizzazione generale del Cliente; In caso di violazione dei dati personali (data breach) afferente ai trattamenti svolti per conto del Cliente, il Fornitore ne darà comunicazione al Cliente senza ingiustificato ritardo, mediante i canali indicati dal Cliente (es. PEC o e-mail dedicata), che il Cliente si impegna a mantenere aggiornati e presidiati; le comunicazioni inviate a tali recapiti si intendono validamente effettuate, fornendo le informazioni ragionevolmente disponibili sulla natura dell'evento, le possibili conseguenze e le misure adottate o proposte. Resta in capo al Cliente la valutazione e l’eventuale notifica all’Autorità e/o agli interessati ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR. Il Cliente garantisce di avere fornito le informative necessarie e di disporre di idonea base giuridica per i dati personali di terzi che inserisce o tratta tramite il Servizio, manlevando il Fornitore da pretese di terzi e/o sanzioni derivanti da inadempimenti imputabili al Cliente.

17. Limitazioni di responsabilità

17.1 Il Cliente prende atto che il Servizio è erogato in modalità “as is” e “as available”, in funzione della natura SaaS e dell’evoluzione tecnica e normativa; il Fornitore si impegna a garantire la continuità e l’affidabilità del Servizio nei limiti previsti dalle presenti Condizioni, ivi inclusi gli impegni di cui agli artt. 10 (Backup, disaster recovery e ripristino) e 11 (Disponibilità del Servizio e SLA).

17.2 Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il Fornitore non sarà in alcun caso responsabile per:

• danni indiretti o consequenziali di qualsiasi natura, inclusi, a titolo esemplificativo, perdita di profitto, perdita di fatturato, perdita di chance, interruzione dell’attività, danno reputazionale;

• perdita, alterazione o indisponibilità di dati non coperti dai backup di cui all’art. 10 o inseriti/modificati successivamente all’ultimo backup disponibile;

• disservizi, ritardi, malfunzionamenti o interruzioni imputabili a: (i) rete Internet, fornitori di connettività o servizi del Cliente; (ii) fornitori terzi di cui il Fornitore si avvalga (es. hosting/cloud) per cause non direttamente imputabili al Fornitore; (iii) forza maggiore; (iv) attacchi informatici o vulnerabilità non ragionevolmente prevenibili;

• uso non conforme del Servizio, errori operativi del Cliente o di soggetti da esso autorizzati, configurazioni errate, mancata adozione di misure minime di sicurezza (es. custodia credenziali), mancata esportazione e conservazione dei dati nei termini previsti.

17.3 Il Cliente prende atto e accetta che i crediti SLA di cui all’art. 11.3 costituiscono, ove applicabili, il rimedio contrattuale specifico per il mancato rispetto dei livelli di disponibilità imputabili al Fornitore, restando esclusi ulteriori indennizzi o risarcimenti, salvo dolo o colpa grave.

18. Manleva e obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a utilizzare il Servizio in conformità alla normativa applicabile e alle presenti Condizioni e a svolgere, prima di qualsiasi invio, trasmissione o conservazione, tutte le verifiche necessarie circa completezza, correttezza e conformità dei dati e documenti (ivi incluse fatture elettroniche e relative anagrafiche). Il Cliente si obbliga a manlevare e tenere indenne il Fornitore, nonché i suoi partner e subfornitori, da qualsiasi pretesa, richiesta, danno, sanzione, costo o spesa (incluse spese legali) derivante da: (i) contenuti, dati o documenti inseriti o trattati dal Cliente tramite il Servizio; (ii) violazioni di legge, fiscali o privacy, anche nei confronti di terzi; (iii) uso improprio delle credenziali o mancata adozione di adeguate misure di sicurezza da parte del Cliente; (iv) mancata esportazione o conservazione dei dati prima della cessazione del Servizio nei termini previsti; (v) contestazioni di terzi relative a diritti, autorizzazioni o basi giuridiche sui dati trattati.

19. Sospensione e risoluzione

Il Fornitore può sospendere o disattivare il Servizio in caso di:

• mancato pagamento;

• violazioni delle presenti Condizioni;

• uso illecito;

• rischi per la sicurezza.

La sospensione può altresì intervenire in caso di superamento anomalo delle soglie tecniche, overload, attività sospette, violazioni o tentativi di violazione della sicurezza, ovvero a fronte di richieste, ordini o provvedimenti delle Autorità competenti. Durante il periodo di sospensione il Cliente non avrà diritto a rimborsi o indennizzi e resta obbligato al pagamento degli importi maturati; qualora la causa di sospensione non venga rimossa entro un termine ragionevole, il Fornitore potrà risolvere il contratto ai sensi di legge, fatti salvi i propri diritti al recupero dei crediti e, nei casi previsti, al risarcimento.

20. Modifiche del Servizio e delle Condizioni

Il Fornitore può aggiornare il Servizio e le presenti Condizioni per ragioni tecniche o normative. Le nuove Condizioni si applicano dal rinnovo successivo.

21. Forza maggiore

Nessuna responsabilità è imputabile alle parti per eventi fuori dal loro ragionevole controllo.

22. Cessione del contratto

Il Fornitore può cedere il contratto o il Servizio a terzi.

Il Cliente non può cedere senza consenso scritto.

23. Riservatezza

Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate e a non divulgare a terzi, se non nei limiti necessari all'esecuzione del rapporto contrattuale o per obbligo di legge, le informazioni confidenziali dell'altra Parte di cui venga a conoscenza in occasione o in esecuzione del presente contratto, incluse, a titolo esemplificativo, condizioni economiche, documentazione contrattuale, specifiche tecniche, credenziali e informazioni commerciali. Resta salvo l'utilizzo di tali informazioni da parte del Fornitore nei confronti di propri dipendenti, consulenti e subfornitori vincolati da obblighi di riservatezza.

24. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana.

Foro competente: Salerno.

Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente dichiara di approvare specificamente le seguenti clausole: Licenza d'uso, durata e proprietà; Rinnovo, scadenza e mancato rinnovo (ivi inclusa eventuale disciplina del rinnovo tacito); Conservazione post-cessazione e cancellazione dei dati; Soglie tecniche, fair use e blocco del Servizio; Esportazione dei dati; Disponibilità del Servizio e SLA (credito non convertibile e rimedio unico); Fatturazione elettronica, SDI e conservazione (limiti e dipendenza da terzi e facoltà di sostituzione partner/conservatore); Assenza di consulenza fiscale; Protezione dei dati personali (ruoli, sub-responsabili e manleva); Limitazioni di responsabilità; Manleva e obblighi del Cliente; Sospensione e risoluzione; Modifiche del Servizio e delle Condizioni; Forza maggiore; Cessione del contratto; Riservatezza; Legge applicabile e foro.

ALLEGATO A - Accordo di nomina a Responsabile del Trattamento (art. 28 GDPR)

1. Il presente Allegato disciplina il trattamento dei dati personali che il Fornitore effettua per conto del Cliente in qualità di Responsabile del trattamento, limitatamente ai dati e documenti caricati, generati o gestiti dal Cliente mediante il Servizio, per tutta la durata del contratto e, ove applicabile, per i tempi tecnici di restituzione/cancellazione.

2. Il trattamento consiste nelle operazioni necessarie a erogare il Servizio (hosting, memorizzazione, consultazione, trasmissione, backup, assistenza tecnica), nel rispetto delle istruzioni documentate del Cliente.

3. Il trattamento riguarda dati personali comuni contenuti in anagrafiche e documenti amministrativo-contabili (incluse fatture), riferiti a clienti, fornitori, dipendenti e altri soggetti i cui dati siano inseriti dal Cliente nel Servizio. È vietato inserire nel Servizio dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR.

4. Il Fornitore: (i) tratta i dati solo su istruzioni documentate del Cliente; (ii) garantisce che le persone autorizzate si impegnino alla riservatezza; (iii) adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR; (iv) assiste il Cliente nei limiti ragionevoli e tecnicamente possibili, con riferimento ai dati trattati tramite il Servizio e nei limiti delle informazioni disponibili. Il Responsabile è autorizzato a ricorrere a sub-responsabili secondo quanto previsto dall’art. 16 delle Condizioni. In caso di violazione dei dati personali si applica quanto previsto dall’art. 16 delle Condizioni.

5. Alla cessazione del contratto, decorso il periodo di consultazione/esportazione previsto nelle Condizioni, il Fornitore procederà alla cancellazione o anonimizzazione dei dati entro i termini ivi indicati, salvo obblighi di conservazione o necessità di tutela legale.

6. Previo consenso facoltativo del Cliente, il Fornitore potrà utilizzare i dati di contatto indicati dal Cliente per inviare comunicazioni commerciali e/o promozionali relative ai servizi acquistati e/o ad altri servizi e prodotti del gruppo Enterprise Lab; il consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite disiscrizione o richiesta ai contatti indicati nelle Condizioni.